Dokumentu vadības un lietvedības modulis

Allegro IT izstrādātais dokumentu vadības un lietvedības modulis ir veidots Odoo platformaā un pilnībā integrēts Odoo infrastruktūrā. Tas izmanto Odoo lietotāju sarakstu un iesību pārvaldību, komunikācijas kanālus, iestatījumus un ir saistīts ar citiem Odoo moduļiem.

Risinājuma demonstrācijas vietne

Allegro IT dokumentu vadības un lietvedības moduļa demonstrācijas vietne:

• https://lietv-demo.allegro.lv
• Lai iegūtu lietotāja vārdu un paroli lūdzam sazināties ar mums pa tālruni +371 67289211 vai e-pastu info@allegro.lv.

Vispārējs apraksts

Galvenās Odoo dokumentu vadības un lietvedības moduļa iespējas:

• neierobežots hierarhisks dokumentu reģistru jeb kategoriju saraksts,
• katrai kategorijai definējamas lietotāju tiesības,
• katrā kategorijā konfigurējama automātiska dokumentu numerācija,
• katrai kategorijai konfigurējamas dokumentu stadijas: dokumentu sagatavošana, iesniegšana, saskaņošana, apstiprināšana, parakstīšana — ar iespēju bez ierobežojuma veidot jaunas stadijas katrai kategorijai,
• bez programmēšanas konfigurējami dokumentu lauki,
• automatizēta dokumentu arhivēšana atbilstoši kategorijās konfigurētiem dokumentu derīguma termiņiem,
• lietotāju pārvaldāmas dokumentu veidnes: vēstules, rīkojumi, līgumi, izziņas, pilnvaras u.t.t. automatizētai dokumentu ģenerēšanai,
• iespēja pievienot un pārvaldīt pielikumos ārējos failus docx, xlsx, pdf, edoc, attēlu, video un citos formātos,
• e-pasta integrācija: iespēja automātiski ielasīt sistēmā un reģistrēt ieejošos dokumentus un nosūtīt darījumu partneriem sagatavotos dokumentus,
• API integrācija ar e-parakstu un citām Odoo infrastruktūrā lietotajām integrācijas saskarnēm.

Lietvedības modulis nodrošina iespēju elektroniski pārvaldīt visus uzņēmuma dokumentus: līgumus, korespondenci, grāmatvedības dokumentus, izziņas, pilnvaras, rīkojumus, kvalitātes vadības, darba aizsardzības, personāla vadības un jebkurus citus dokumentus, kuriem nepieciešama reģistrācija, uzglabāšana, pieejamība dažādām lietotāju grupām, saskaņošanas un apstiprināšanas darba plūsmas.

Uzņēmuma digitalizācija

Lietvedības modulis ir viens no komponentiem uzņēmumu digitalizācijā...

Dokumenti

Dokumentu saraksts

Moduļa dokumentu sarakstā tiek parādīti visi konkrētajam lietotājam pieejamie dokumenti. Pēc noklusējuma dokumentu saraksts tiek atvērts ar aktuālajiem dokumentiem, kas lietotājam ir jāapstrādā. Dažādām lietotāju grupām var būt dažādi darba uzdevumi: jāapstrādā ienākošā korespondence, dokumenti jāapstiprina, jāparaksta, jānosūta izpildītājiem u.t.t.

Pēc noklusētā filtra noņemšanas sarakstā būs redzams viss lietotājam pieejamo dokumentu saraksts.

Lietvedības dokumentu sarakstā tiek nodrošināta ātra, ērta un efektīva dokumentu atlase, meklēšana, filtrēšana pēc dažādiem parametriem, kā arī ierakstu grupēšana.

Dokumenta forma

Lietvedības dokumenta formā tiek parādīta visa ar šo dokumentu saistītā informācija. Dokumenta forma ir konfigurējama, tajā parādāmie lauki dažādām dokumentu kategorijām var būt atšķirīgi:

Dokumenta formā ir vairākas sadaļas:

• Apraksts,
• Piezīmes,
• Saskaņošana,
• E-paraksts.

Dokumenta saziņas sadaļā tiek fiksēta dokumenta izmaiņu vēsture un saziņas informācija, bet pievienoto failu sadaļā tiek saglabāta par vienu vai vairākiem šim elektroniskajam dokumentam pievienotajiem failiem.

Klasifikatori

Stadijas

Lietvedības un dokumentu vadības modulī iespējama elastīga stadiju definēšana. Stadiju sarakstā tiek parādīta galvenā informācija par stadijām:

Stadijas var būt universālas (t.i. piesaistāmas visām dokumentu kategorijām) vai pielāgotas katrai dokumenta kategorijai individuāli. Tādas stadijas, kā "Jauns", "Apstiprināts", "Pabeigts" un "Atcelts" varētu būt nepieciešamas visām dokumentu kategorijām, savukārt tādas stadijas, kā "Nosūtīts parakstīšanai", un "Parakstīts" būtu nepieciešamas tikai tiem dokumentiem, kas jāparaksta.

Kategorijas

Dokumentu reģistri jeb "nomenklatūra" ir hierarhisks katra uzņēmuma vajadzībām pielāgojams dokumentu kategoriju saraksts. Vienkāršots piemērs varētu būt sekojošs:

• Ieejošā korespondence
  • Ieejošās e-pasta vēstules
  • Ieejošās vēstules papīra formā
• Izejošā korespondence
  • Izejošās e-pasta vēstules
  • Izejošās vēstules papīra formā
• Rīkojumi
• Līgumi
  • Līgumi ar piegādātājiem
  • Līgumi ar klientiem
• Pilnvaras

Kategoriju saraksts

Lietvedības modulī kategoriju saraksts tiek parādīts saraksta veidā. Kategoriju sarakstā var parādīt dažādu informāciju, tajā skaitā dokumentu derīguma termiņus arhivēšanai:

Kategorijas apraksts

Katrai kategorijai var definēt sekojošus laukus:

• Kategorijas kods,
• Nosaukums,
• Stadijas,
• Darba plūsmas,
• Dokumentu lauku konfigurācijas,
• Elektronisko dokumentu sagataves vai veidnes.

Darba plūsmu definēšana

Katrai kategorijai var definēt kategorijas dokumentu darba plūsmu:

Darba plūsma tiek attēlota grafiski:

Kategorijas darba plūsmas konfigurēšanai kategorijas ekrsāna formā tiek parādīta instrukcija:

Iestatījumi

Sistēmas uzstādījumu sadaļā tiek konfigurēti tādi sistēmas parametri, kā integrācijas saskarnes e-paraksta un citi parametri.